Kỹ năng quản lý thời gian quan trọng như nào? Làm sao để rèn luyện kỹ năng này

Vì thế, cần phải biết cách quản lý và “chi tiêu” thời gian một cách hợp lý. Phung phí thời gian là việc làm hết sức nguy hại. Khi tuổi đã lớn thì việc muốn làm lại khó thực hiện hơn. Chính vì thế kỹ năng quản lý thời gian là cái phải học, phải xây dựng ngay từ bây giờ càng sớm càng tốt.

1. Ý nghĩa của việc quản lý thời gian

Quỹ thời gian của mỗi người là không giống nhau, chính vì thế mà tầm quan trọng của việc quản lý thời gian phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của nó đến cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của mỗi người. Chung quy lại đều là cần sắp xếp thời gian thật hợp lý, hiệu quả và tận dụng tối đa thời gian có trong ngày kể cả việc nghỉ ngơi.

Tác dụng của quản lý thời gian phù hợp sẽ giúp tạo ra sự cân bằng trong cuộc sống. Giữa tình cảm, công việc, gia đình và hạn chế việc căng thẳng do gấp rút xử lý hay bỏ lỡ những sự kiện quan trọng. Bất cứ khi nào, việc sắp xếp lại quỹ thời gian đều có tác dụng của nó. Cần có kế hoạch cụ thể và nghiêm túc thực hiện theo.

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian liên quan mật thiết đến cách quản lý công việc hiệu quả. Để biết chi tiết cách làm sao rèn luyện kỹ năng sắp xếp và xử lý công việc hiệu quả bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây: Quản lý công việc có lợi ích gì? Làm thế nào để nâng cao kỹ năng quản lý công việc

2. Tầm quan trọng và ích lợi của quản lý thời gian

Để chỉ ra việc quản lý thời gian là cần thiết cho tất cả mọi đối tượng. Bài viết sẽ chỉ ra những lợi ích của thời gian khi được sắp xếp có kế hoạch:

2.1 Tiết kiệm công sức

Khi biết sắp xếp thời gian chắc chắn bạn sẽ làm được nhiều việc hơn bạn nghĩ. Thay vì chỉ thấy việc gì làm việc nấy, tới đâu làm tới đó thì việc vạch ra kế hoạch công việc phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.

Tiếp đến cần làm việc gì sẽ rút ngắn thời gian bỏ phí lại. Tiết kiệm được một giờ mỗi ngày thôi bạn đã có thêm 250 giờ/năm để dành cho công việc khác.

Ưu tiên và kết hợp các nhiệm vụ với quỹ thời gian có sẵn là một cách để bạn làm việc mà không tốn quá nhiều công sức. Thay vì làm không có kế hoạch, không có phân chia nên làm gì trước sau sẽ khiến bạn phải bận bịu cho sửa chữa và công việc bị đảo lộn, tốn nhiều thời gian hơn. Nó giống như việc bạn làm không có mục tiêu và hiệu quả chỉ nằm ở hữu hạn.

2.2 Giúp cuộc sống ý nghĩa hơn

Nếu không có mục tiêu và ra hạn cho thời gian làm việc. Bạn chỉ biết hì hục làm, thậm chí vừa làm vừa chơi, hiệu quả công việc thấp và đôi khi bạn chẳng có thời gian nghỉ ngơi thực sự hay dành thời gian cho những người yêu thương, những sở thích cá nhân…

Cảm giác hoàn thành công việc với thời gian rút ngắn cũng giúp bạn có động lực làm việc, phấn chấn và có ý tưởng thực hiện hóa nhiều dự định và kế hoạch hơn. Bằng việc ý thức về cách sử dụng thời gian, bạn sẽ có nhiều thời gian để nhìn nhận và tận hưởng cuộc sống hơn.

2.3 Quyết định nhanh chóng hơn

Nếu không có quỹ thời gian khoa học, việc bất ngờ xảy ra một sự việc gì đó buộc bạn phải quyết định là rất khó khăn. Bởi những công việc dở dang, công việc nào chưa làm, còn bao nhiêu công việc đang chờ… Điều này sẽ lại làm bạn tốn thêm nhiều thời gian hơn.

Thay vào đó, nếu có quyết định công việc thì hãy nhìn vào danh sách thời gian bạn đã lên trong ngày. Khoảng thời gian nào còn trống bạn có thể thực hiện nó và nhanh chóng giải quyết mà không cần lưỡng lự hay đắn đo nhiều.

2.4 Đạt được mục tiêu nhanh hơn

Nếu bạn không hiểu tầm quan trọng của việc quản lý thời gian thì những mục tiêu đã đặt ra không bao giờ có thể hoàn thành. Bạn cần có sự sắp xếp từng bước một, hoàn thành những công việc cá nhân trước, phục vụ cho cơm áo gạo tiền trước… Trước khi bắt tay vào hiện thực hóa ước mơ của mình.

2.5 Nâng cao sự tự tin

Khi bạn có thể quản lý tốt những việc phải làm, phải làm gì trong ngày thì việc bạn có thể tự tin là dĩ nhiên.

Bên cạnh đó, khi sống và sắp xếp thời gian khoa học bạn cũng sẽ có thời gian chăm chút và quan tâm đến bản thân hơn. Nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý cũng là cách giúp bạn sống lạc quan và tự tin hơn. Bên cạnh đó, việc hoàn thành công việc kịp hay trước deadline cũng làm bạn “xịn” hơn trong mắt đồng nghiệp và cấp trên.

2.6 Có nhiều năng lượng hơn trong cuộc sống

Bạn hãy nghĩ thử xem, nếu bạn có thể kiểm soát tốt mọi hoạt động, công việc, giải trí trong ngày của mình cũng sẽ tăng chất lượng cuộc sống lên. Với tinh thần hưng phấn và nắm rõ lịch trình trong ngày sẽ từng ngày giúp bạn cảm thấy phấn chấn và dồi dào năng lượng hơn.

2.7 Cải thiện cuộc sống và sức khỏe

Việc có thể phân chia rạch ròi công việc và cá nhân ra sẽ giúp bạn có nhiều quỹ thời gian cho chăm sóc bản thân, làm điều mình thích, tăng tình cảm gia đình hơn. Thay vì vừa làm vừa chơi bù đầu vào đống sổ sách, thì việc sắp xếp chi tiết công việc bạn sẽ hoàn thành nhanh hơn dự kiến những điều quan trong phải làm và dành nhiều thời gian cho bản thân.

2.8 Giảm căng thẳng

Rất nhiều người sử dụng quỹ thời gian trong ngày rất phung phí nhưng luôn miệng nói bận rộn. Công việc ngập đầu và thường xuyên áp lực, căng thẳng. Trong khi nếu sắp xếp công việc khoa học trong một bản kế hoạch, chắc chắn bạn sẽ không phải đối mặt với tình trạng đâu đâu cũng công việc.

3. Những kỹ năng giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn

Để xây dựng kỹ năng quản lý thời gian không khó, quan trọng phải có kế hoạch cụ thể, nhìn nhận và đánh giá những việc sẽ phải làm. Cụ thể như sau:

3.1 Lên kế hoạch trước các việc cần làm

Lên kế hoạch vào cuối ngày hôm nay sử dụng cho hôm sau hoặc cuối tuần là việc nên làm ở mọi độ tuổi, lĩnh vực. Bạn hãy viết ra tất cả mọi công việc cần làm, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên, trước sau, xen kẽ là thời gian nghỉ ngơi, thời gian phải hoàn thành công việc…

Điều này giúp bạn tập trung cao độ vào giải quyết vấn đề, dành đúng và đủ thời gian cho việc thực sự quan trọng. Có chế độ nghỉ ngơi và giải quyết công việc trình tự, khoa học chơn. Là điều thiết yếu dù là học sinh, sinh viên hay người đi làm cần có.

3.2 Ưu tiên những công việc quan trọng

Đối với những công việc quan trọng hay cần phải hoàn thành sớm, deadline rõ ràng thì phải ưu tiên hoàn thành trước và tiếp tục với những công việc còn lại. Điều này giúp bạn giảm bớt áp lực, không gấp gáp và lỡ phát sinh việc mới thì không ảnh hưởng đến tiến độ.

3.3 Lập danh sách thói quen xấu

Bất kỳ ai cũng sẽ có những thói quen xấu tiêu tốn thời vô nghĩa. Có thể là dành thời gian cho xem video giải trí quá nhiều, chơi game, làm đẹp quá trớn, dành thời gian cho make up quá nhiều, tắm rửa quá lâu,…

Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy các mục tiêu và hạn chế thành công của bạn. Khi đã chỉ ra những thói quen xấu đó hãy rút ngắn nó lại hoặc bỏ đi thay vào đó là những công việc quan trọng, những thói quen bổ ích hơn trong bảng kế hoạch hằng ngày của bạn.

Để biết được những thói quen xấu thường mắc phải cản đường thành công của bạn.

3.4 Học cách nói “không”

Rất nhiều người có thói quen ai nhờ gì cũng làm, bảo gì cũng gật đầu. Dù công việc ngập đầu giải quyết chưa xong nhưng vẫn không dám từ chối ai cả. Từ đó ảnh hưởng rất nhiều vào cách quản lý thời gian của bạn. Hãy nói bạn đang bận và sẽ giúp đỡ khi hoàn thành xong công việc của mình. Học cách nói “không” cũng là một kỹ năng bạn cần học hỏi.

3.5 Phát triển bản thân

Việc tự mình nâng cao những kỹ năng cho bản thân giúp ích rất nhiều trong tiết kiệm thời gian. Thay vì chờ đợi người khác làm một số việc chuyên môn, chờ thợ sửa chữa. Hãy tự học và rèn luyện những kỹ năng cần thiết cho bản thân để giải quyết vấn đề nhanh chóng. Cũng là cách tăng giá trị bản thân và hoàn thiện hơn từng ngày.

3.6 Rèn luyện tính kỷ luật

Khi bạn đã có thể lên kế hoạch phân chia công việc hoàn hảo và chi tiết trong ngày thì chưa chắc bạn đã có thể thực hiện đúng như thế. Đôi khi một số lời mời đi chơi hay xao nhãng vào các bộ phim chẳng hạn cũng khiến bạn thất bại. Đó là việc mà nên rèn luyện tính kỷ luật, nghiêm túc thực hiện cho xong công việc đã đề ra.

3.7 Note lại nhật ký trong sổ

Hãy ghi chú những gì bạn đã đang và sẽ làm, có bị thâm hụt vào thời gian công việc khác. Việc này giúp đánh giá được mục tiêu và quá trình thực hiện nó. Và dùng để nhìn nhận lại, thay đổi, sửa chữa định kỳ đảm bảo quỹ thời gian bạn sẽ là hợp lý nhất, đúng hướng nhất.

3.8 Không nên quá cầu toàn

Ở một số lĩnh vực quan trọng bạn nên cầu toàn và việc rất tốt. Nhưng đừng cầu toàn quá với những công việc không thực sự quan trọng và đổ quá nhiều tâm huyết vào nó. Hãy dành thời gian đó cho những việc thiết thực và ý nghĩa hơn. Đừng chỉn chu quá vẻ ngoài, đừng chăm chăm sửa tới lui một bức thư gửi cho một người bạn…

3.9 Sắp xếp mọi thứ khoa học

Nếu bạn đang sống và làm việc ở một nơi tất cả đều bị đảo lộn, không trật tự, lấy chỗ này vứt chỗ kia thì chắc chắn sẽ mất rất nhiều thời gian của bạn. Khi có công việc cần tìm đến hồ sơ, bút, kẹp bấm… Nếu không gọn gàng khoa học từ ban đầu thì ngay việc đi tìm và lục tung mọi nơi tìm những thứ nhỏ nhặt đó thôi đã ảnh hưởng rất nhiều tới thời gian làm việc của bạn.

Không những nơi làm việc, văn phòng mà phòng ngủ, bếp, phòng khách mọi thứ nên có sự sắp xếp ngăn nắp và khoa học hơn. Thậm chí là việc lưu trữ, sắp xếp các tài liệu quan trọng trong file, cách đặt tên lưu trong máy tính gọn gàng dễ tìm kiếm cũng là cách tiết kiệm thời gian hiệu quả.

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho phép bạn lập danh sách việc cần làm, phân loại và ưu tiên những việc quan trọng. Điều này giúp bạn dễ dàng nhìn nhận được sự khác biệt giữa việc cá nhân, nghỉ ngơi hợp lý và nhiệm vụ liên quan đến công việc. Bạn sẽ thấy được hiệu quả công việc và cuộc sống tăng cao khi thành thạo kỹ năng này.