Định Nghĩa Kpi là gì? Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI là gì?

Định Nghĩa Kpi là một định nghĩa nhiều bạn đang cần tìm hiểu thông tin, trong bài viết này chúng ta sẽ làm rõ về khái niệm kpi đúng nhất theo các tài liệu chính xác.

Chỉ số KPI hiện nay đã tương đối quen thuộc trong các công việc liên quan tới kinh doanh, dự án, nhân sự, marketing, quản lý, .. Trong một vài năm trở lại đây, chỉ số này được áp dụng mạnh mẽ và phổ biến tại Việt Nam nhưng chưa đem lại hiệu quả cao. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu thực chất chỉ số KPI là gì và đặc biệt là cách sử dụng KPI hiệu quả trong marketing, tìm hiểu về KPI marketing là gì?

Định Nghĩa Kpi là gì?

KPI chỉ số đo lường hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp. Vậy KPI viết tắt của từ gì? KPI là viết tắt của từ Key Performance indicators – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Khái niệm KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

Nếu một công ty đặt mục tiêu kiếm nhiều tiền, họ có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn thu hút thêm khách hàng mới bằng cách tạo ra thương hiệu lớn, họ có thể đo lường về giá trị thương hiệu và nhận diện thương hiệu.

Và nếu một công ty mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo KPI. Còn nữa, rất nhiều công ty hiện nay muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần một bộ các KPI khác nhau.

Có 2 loại KPI mà bạn nên biết

Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có hệ thống KPI khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận, phòng ban (Sales, Marketing, Product) KPI cũng khác nhau. Xuống thấp hơn nữa là mỗi cá nhân, mỗi con người cũng đều có những KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs). Tuy nhiên tổng quan lại thì nó thường được chia làm 2 loại KPI bao gồm: KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược, KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật.

• KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược: Với các mục tiêu mang tính chiến lược thường là profit, tiền, market share… Nó sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty. Ví dụ: KPI chiến lược là phải đạt doanh số 20 tỷ/ tháng và 240 tỷ/ năm. Nếu không đạt được mục tiêu đó thì công ty, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nặng nề.
• KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: Chiến thuật là các cách áp dụng phương pháp thực hiện như thế nào? để nhằm mục đích thực hiện được chiến lược đề ra trước đó. Ví dụ: KPI mỗi tháng phải kéo được 50,000 traffic cho website. Tuy nhiên dù lượng traffic có đạt được chỉ tiêu thì điều này cũng không thể đảm được rằng công ty vẫn đạt được doanh số. Nhưng các KPI là một chỉ số mang tính đo lường & phát triển tính hiệu quả của chiến thuật đó. Ví dụ: Traffic tăng lên —> Nhiều người biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp (tiếp cận nhiều khách hàng hơn)—> Tăng khả năng chốt sales —> Tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Chỉ số KPI quan trọng trong marketing tổng thể

Tỷ lệ thông điệp gửi đi có phản hồi được tính trên tổng số phản hồi của khách hàng trên tổng số khách hàng nhận được thông điệp, thông qua các kênh tương tác như email, facebook, newsletter,…

Tỷ lệ khách hàng quay lại sau lần đầu mua hàng được tính bằng số khách hàng chỉ mua 1 lần đầu tiên trên tổng số khách hàng mua lần đầu. Tỷ lệ này có thể cao hay thấp phụ thuộc vào các yếu tố như sản phẩm phù hợp, quảng cáo tốt hoặc chưa tốt, khách hàng thuộc hay không thuộc đối tượng mục tiêu,…

Độ nhận diện thương hiệu và nhận biết sản phẩm được đo trước và sau mỗi chiến dịch. Tỉ lệ này có thể được đánh giá bằng khảo sát qua bảng hỏi, phỏng vấn hoặc thu thập dữ liệu qua các công cụ digital.

Ngoài ra, mỗi loại hình và công cụ marketing đều được đánh giá dựa trên KPI riêng để xác định chính xác tính hiệu quả và tác động của chúng tới kế hoạch tổng.

Các chỉ số KPI có thể thuộc các loại khác nhau

Nếu bạn chưa hiểu rõ hệ thống KPI là gì trong kinh doanh và áp dụng một cách máy móc hệ thống KPI thì sẽ vô tình tạo ra các bất cập trong hệ thống đánh giá của công ty. Thông thường, KPI trong quản lý nhân sự có thể là một trong các loại sau:

KPI tập trung đầu vào đầu ra – Output

Đây là loại KPI rất quen thuộc đối với bộ phận Human Resource, KPI output giúp thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Tuy nhiên hệ thống này có nhiều điểm yếu, một trong số đó là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường, vì vậy nên nó không được khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào giài pháp ngắn hạn.

KPI hành vi – Behavior

KPI về hành vi khá mới mẻ với người làm nhân sự ở Việt Nam, KPI hành vi thích hợp với khác vị trí đầu ra khó lượng hóa.

Ví dụ: ở vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi như làm việc chăm chỉ, tích cực, cẩn thận là yếu tố tiên quyết đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.

KPI năng lực – Competencies

Khái niệm KPI năng lực chú trọng vào khả năng nhân viên, hệ thống KPI này tập trung vào nguyên nhân chứ không phải kết quả như trong hệ thống KPI khác. Chuyên viên nhân sự khi triển khai hệ thống đánh giá thường băn khoăn làm thế nào để hệ thống KPI hoạt động tốt nhất. Chúng ta có nên tập trung vào đầu ra trong khi đảm bảo KPI về năng lực và hành vi được áp dụng có phù hợp không. Điều chỉnh tỷ lệ các nhóm KPI cho từng vị trí công việc, từng hoàn cảnh sẽ giúp quyết định tính hiệu quả của công tác nhân sự.

Tìm hiểu quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI là gì?

Mỗi công ty, doanh nghiệp, dự án đều có những quy trình, cách làm KPI riêng biệt bởi nó còn phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị. Tuy nhiên chúng ta vẫn sẽ có 1 quy chuẩn chung hay còn gọi là khung về quy trình xây dựng hệ thông KPIs. cũng như các yếu tố xây dựng KPI như sau:

Xác định chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban… Dù là ai thì cũng đều phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về đánh giá KPI là gì trong kinh doanh?

Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan.

Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận

Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án…

Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh

Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân. Nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng cụ thể.

Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

• Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.
• Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.
• Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.

Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.

Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh

Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.

Trên đây là những tổng hợp của Reviews365 về Định Nghĩa Kpi là gì. Bạn cũng có thể để lại ý kiến của mình về vấn đề này tại phần bình luận dưới đây! Chúng ta hãy cùng đóng góp và chia sẻ kiến thức nhé! Chân thành cảm ơn bạn!

Reviews365 là website chia sẻ kiến thức miễn phí bằng tiếng Việt, tiếng Anh, giúp bạn tìm hiểu thông tin và giải trí sau giờ học tập và làm việc căng thẳng. Chúng tôi mong muốn mang lại nhiều điều thú vị, giao lưu với BQT Reviews365 tại fanpage