Kaizen là gì? Lợi ích Kaizen mang lại là gì mà nhiều người gen Z tò mò tìm hiểu?

Vì chính họ đang muốn đi tìm những phương thức tốt nhất có thể để từng bước thay đổi cuộc sống của mình ngày một tốt hơn.

1. Thông tin về Kaizen là gì?

1.1 Kaizen là gì?

Kaizen được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là liên tục và từ 善 (“zen”) có nghĩa là cải tiến để tốt hơn. Vì thế Kaizen tức là liên tục thay đổi để tốt hơn.

Trong tiếng Anh Kaizen được hiểu là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ, vẫn đang diễn tiến từng ngày từng giờ.

Kaizen theo đó được hiểu là không ngừng sáng tạo, cải tiến dựa trên một ý tưởng nhỏ, từ đó sẽ tạo nên những thay đổi khổng lồ trong tương lai.

Thực tế đã chứng minh, với bất kỳ người làm việc nào làm trong môi trường có ý thức Kaizen thì họ đều không ngừng cải tiến, việc cải tiến này không phải những vấn đề gì quá lớn lao mà từ những việc thật bình thường và cơ bản phải bắt đầu từ những thứ ở ngay xung quanh mỗi chúng ta.

Theo The New Shorter Oxford English Dictionary (1993), từ Kaizen được bổ sung và định nghĩa như sau: Kaizen là sự cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất,... như một triết lý kinh doanh.

Kaizen là một khái niệm phổ biến của người Nhật, đặc biệt ngày nay nó còn trở thành triết lý kinh doanh đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới.

Kaizen khá tương đồng với khái niệm tích tiểu thành đại theo ý nghĩa của người Việt. Điều này có nghĩa là sau khi rèn được sự kỷ luật bằng việc duy trì thay đổi trong thời gian dài sẽ tạo ra một kết quả lớn nhờ sự tích lũy bền bỉ.

Xem thêm: Giải mã ngôn ngữ gen Z: Những từ lóng tiếng anh Gen Z đang hot nhất hiện nay

1.2 Đặc điểm của phương pháp Kaizen

• Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc
• Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của nhân viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo
• Tập trung nâng cao năng suất và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng thông qua giảm chi phí.
• Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiện.
• Nhấn mạnh hoạt động nhóm.

2. Lợi ích mà Kaizen mang lại là gì?

2.1. Đối với doanh nghiệp

Mang hiệu quả lâu dài:

• Phương pháp Kaizen giúp doanh nghiệp gặt hái được những thành công rực rỡ, đặc biệt đó là những lợi ích mang tính bền vững, dài lâu chứ không chỉ là thay đổi tạm thời trong ngắn hạn.
• Không có doanh nghiệp nào phát triển nhanh chóng chỉ trong một sớm một chiều vì thế phương pháp Kaize rất phù hợp với cách doanh nghiệp, nó đòi hỏi công ty phải có ý thức cải tiến liên tục và thực hiện các thay đổi ngay khi cần thiết.
• Thực tế thì quá trình cải tiến trong Kaizen thường bắt đầu từ những ý tưởng quy mô nhỏ nhưng theo thời gian tích tiểu thành đại sẽ mang lại kết quả ấn tượng, duy trì trong một thời gian dài.

Thúc đẩy tinh thần làm việc:

• Sử dụng phương pháp này không những giúp cho công ty ngày càng được cải tiến hơn mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Họ không còn sợ bị phạt, không còn sợ hãi vì lo lắng rằng mình yếu kém mà thay vào đó là thái độ cầu tiến.
• Bởi vậy, nhân viên cảm thấy hứng thú hơn trong công việc, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau. Tất cả những điều đó càng tạo thêm động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến, tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết.

Tiết kiệm:

• Điểm hấp dẫn của Kaizen ở chỗ nó không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới, chỉ với nguồn lực vốn có mà làm cho mọi thứ tốt hơn lên.
• Thực hiện Kaizen nhờ thế mà cũng ít tốn kém nhưng vẫn đảm bảo nâng cao chất lượng công việc, ghi nhận sự tham gia của của nhà quản lý cũng như mọi nhân viên, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.

Luôn phát triển

• Việc thành công của hệ thống Kaizen giúp cho doanh nghiệp luôn luôn được cải tiến và phát triển hơn. Triết lý này được áp dụng và làm thay đổi hoạt động của công ty theo hướng có lợi và tốt hơn.

Kaizen đã có lịch sử hơn 50 năm và Toyota là công ty đầu tiên triển khai Kaizen, cho tới nay, Kaizen dần được áp dụng rộng rãi và có rất nhiều công ty có được thành công nhất định như Suzuki, Canon, Honda…

Toyota:

• Hệ thống quản lý Kaizen giúp Toyota chế tạo ra được những chiếc xe để chuyên chở nội bộ nhà máy.
• Nhân viên của Toyota được chia theo các đội làm việc, họ đều được tập huấn bằng những bài kiểm tra đặc biệt. Ngoài ra, từng đội còn có trách nhiệm quản lý nhà xưởng, tìm cách tối thiểu hóa sửa chữa trang thiết bị.
• Chính vì điều này, các nhân viên của Toyota tiết kiệm được chi phí sắm xe chở hàng trong nội bộ nhà máy (gần 3.000 USD/năm/xe) bằng cách chế tạo xe từ các bộ phận có sẵn trên dây chuyền sản xuất và chỉ cần lắp thêm động cơ.

Canon:

• Tại các xưởng sản xuất, mỗi ngày, các quản đốc phân xưởng được dành riêng 30 phút. Khoảng thời gian này không phải để nghỉ ngơi, thư giãn mà suy nghĩ, nhận diện những khó khăn, vướng mắc ở phân xưởng trong quá trình vận hành, sản xuất.
• Điều quan trọng là trong suốt thờI gian 30 phút này, không có cuộc họp nội bộ nào diễn ra. Lẽ tất nhiên, các quản đốc cũng không được gọi hay trả lời bất cứ cuộc điện thoại nào.

Lockheed Martin:

• Đây là công ty hàng không vũ trụ, họ đã học hỏi và áp dụng phương pháp Kaizen trong quy trình của mình. Nhờ đó mà đạt hiệu quả cao trong việc giảm chi phí sản xuất, hàng tồn kho và thời gian giao hàng.

Công ty ô tô Ford:

• Kaizen đã thay đổi số phận của công ty và giúp Ford lấy lại vị thế của mình. Được biết vào năm 2006 khi Alan Mulally trở thành Giám đốc điều hành của Ford đúng lúc công ty đang đứng trước bờ vực phá sản. Họ đã ngay lập tức áp dụng phương pháp Kaizen để từ đó có những thay đổi ngoạn mục, để lại dấu ấn đặc biệt khi biến bại thành thắng.

Pixar Animation Studios:

• Khi sử dụng Kaizen họ đã có thể cải tiến liên tục để giảm rủi ro hỏng hóc phim tốn kém bằng cách sử dụng các quy trình kiểm tra chất lượng và lặp đi lặp lại.

2.2.  Đối với cá nhân

Hiện nay, Kaizen không chỉ được sử dụng rộng rãi trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau mà nhiều cá nhân cũng dùng nó để áp dụng vào cuộc sống thường nhật của mình.

Khái niệm Kaizen gần đây được rất nhiều bạn trẻ gen Z quan tâm và họ bắt đầu tìm hiểu KAIZEN là gì để từ đó có những phương cách thay đổi cuộc sống phù hợp hơn và không ít người đã gặt hái được thành công nhờ việc áp dụng đúng.

Nuôi dưỡng động lực:

• Khi nói tới việc thay đổi để tạo ra một kết quả lớn lao nào đó ta thường có cảm giác sợ, nếu có làm cũng lo lắng rằng mình không đủ năng lực.
• Điểm mạnh của Kaizen đó là tận dụng được những gì vốn có, chứ không phải cần một sự thay đổi ngay lập tức vì đó là việc cực kỳ khó khăn với bất cứ ai. Khi ta cảm thấy vừa sức, có khả năng làm được, nhờ thế mà ta tự tin hơn, có động lực bắt tay vào hành động ngay.

Thúc đẩy sự sáng tạo:

• Khái niệm về Kaizen bao gồm một loạt các ý tưởng diễn ra liên tục, mỗi ngày và rất thường xuyên. Kaizen coi việc cải thiện năng suất là một quá trình dần dần và có phương pháp, mục tiêu. Nhờ đó mà ta có thể tìm được những phương thức sáng tạo giúp cho công việc hoàn thành nhanh hơn, ít mệt mỏi hơn và an toàn hơn.
• Đề xuất ý tưởng thay đổi để tốt hơn là một quá trình tự học hỏi và nâng cao kỹ năng của mỗi cá nhân, giúp họ nâng cao ý thức và phát triển bản thân cũng như tập thể.

Rèn luyện tính kỷ luật:

• Kaizen không đòi hỏi bạn làm một việc khó nào đó để thay đổi sau một đêm, nó liên quan đến việc duy trì việc cải tiến hàng ngày, duy trì như một thói quen, từ đó giúp ta sống có kỷ luật hơn, kiên trì hơn. Mọi thứ đều ở trong khả năng nên ta sẽ không dễ dàng bỏ cuộc như những mục tiêu quá xa vời ngoài kia đã từng khiến chúng ta phải từ bỏ sau vài tuần quyết tâm.
• Hơn nữa, thói quen kỷ luật bản thân trong quá trình thực hiện Kaizen được xem là nền tảng tốt để ta trở nên thành công hơn trong cuộc sống.

Xem thêm: Chưa có thói quen kỷ luật bản thân đừng mơ tới chuyện làm giàu

Tránh được cảm giác thất vọng:

• Khi ta bỏ nỗ lực vào điều gì đó càng nhiều thì ta thường hay nuôi nhiều hi vọng và khi kết quả không như ý ta vô cùng thất vọng và chán nản. May mắn là điểm mạnh của Kaizen giúp ta loại bỏ được cảm xúc tiêu cực này khi ta không cần mơ mộng về một thay đổi bất ngờ nào đó, chỉ cần nỗ lực thay đổi bản thân mỗi ngày là được, kết quả sẽ tự nhiên tới.

Nâng cấp được bản thân:

• Những thay đổi nhỏ được sử dụng trong Kaizen thúc đẩy cá nhân tìm những phương cách phù hợp với bản thân để cải thiện.
• Theo thời gian, chúng ta trở nên tốt đẹp hơn, vượt trội hơn. Hãy tưởng tượng mỗi ngày chúng ta cố gắng thêm 1% thôi thì sau một năm chúng ta cũng đã thay đổi đáng kể so với hiện tại rồi.

Bất kỳ ai dù có năng lực như thế nào cũng có thể thay đổi bất cứ lúc nào và không nhất thiết phải lo lắng mình quá kém, chỉ cần nhận ra rằng những thay đổi nhỏ xíu ở hiện tại có thể có tác động lớn trong tương lai.