Ngày nay, việc vận dụng các kỹ năng đàm phán hiệu quả trong việc hợp tác kinh doanh là rất quan trọng. Để làm tốt điều đó, trước hết bạn cần phải có kỹ năng giao tiếp. Vậy kỹ năng giao tiếp gồm những gì?

1. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là tập hợp những quy tắc, cách ứng xử được đúc kết bằng những kinh nghiệm trong quá trình giao tiếp hàng ngày. Kỹ năng này bao gồm khả năng truyền đạt thông điệp, lắng nghe tích cực, cho và nhận phản hồi giữa các đối tượng giao tiếp nhằm đạt được mục đích giao tiếp cụ thể.

Kỹ năng giao tiếp là gì? Các hình thức giao tiếp phổ biến
Kỹ năng giao tiếp là gì? Các hình thức giao tiếp phổ biến

2. Ý nghĩa của kỹ năng giao tiếp

Xã hội ngày càng hiện đại, các chương trình kết nối tạo mối quan hệ ngày càng nhiều hơn. Vì vậy, chúng ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng của khả năng giao tiếp trong đời sống và công việc hàng ngày. Người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ sở hữu 5 lợi ích sau:

  • Nâng cao khả năng truyền thông của bản thân cũng như đem lại nhiều thiện cảm và ấn tượng đối với người khác.
  • Giao tiếp tốt tạo ra cơ hội có thêm một người bạn tâm giao, đối tác kinh doanh, một người tư vấn hỗ trợ,…
  • Nâng cao khả năng thuyết phục và tạo sức hút trong quá trình đàm phán kinh doanh.
  • Kỹ năng giao tiếp tốt mọi quan hệ với bạn bè, đồng nghiệp trở nên gần gũi hơn.
  • Cơ hội thăng tiến cũng mở rộng với người có kỹ năng giao tiếp tốt.

3. Các hình thức giao tiếp phổ biến

3.1. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói

Giao tiếp ngôn ngữ là giao tiếp bằng lời, bằng văn bản hay chữ viết. Đây là phương tiện chính để truyền thông tin đến người nghe một cách rõ ràng và cụ thể nhất.

Ưu điểm của giao tiếp ngôn ngữ là tốc độ truyền đạt thông tin nhanh và có sự phản hồi. Một thông điệp bằng lời nói có thể được chuyển đi và nhận phản hồi trong thời gian ngắn. Nếu người nhận không hiểu rõ thông điệp, người gửi có thể phát hiện và điều chỉnh ngay.

Kỹ năng giao tiếp là gì? Các hình thức giao tiếp phổ biến
Kỹ năng giao tiếp là gì? Các hình thức giao tiếp phổ biến

Nhược điểm của giao tiếp ngôn ngữ là thông tin có thể bị bóp méo nếu được chuyển qua nhiều người. Thông điệp được chuyển qua càng nhiều người thì mức độ bị bóp méo càng cao. Bởi mỗi người sẽ truyền đạt theo ý riêng của mình và thông điệp không còn chính xác như ban đầu nữa.

3.2. Kỹ năng giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể (Giao tiếp phi ngôn ngữ)

Giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm cử chỉ, ám hiệu, ánh mắt, vẻ mặt cũng như giọng điệu, dáng đứng,… để gửi và nhận thông điệp của các bên giao tiếp.

Giao tiếp phi ngôn ngữ có vai trò rất quan trọng trong cuộc sống hay công việc. Nó giúp chúng ta trở nên tinh tế hơn, tự điều chỉnh ý thức và cảm xúc của bản thân. Đồng thời, đây là cách giúp chúng ta hiểu rõ hơn đối tượng mà mình đang giao tiếp.

Tuy nhiên, trong loại hình giao tiếp này, chúng ta phải phỏng đoán nhiều về ý nghĩa các cử chỉ, động tác. Có nhiều trường hợp các bên giao tiếp hiểu sai hoặc không hiểu ý nghĩa của các cử chỉ, động tác dẫn đến giao tiếp thất bại.

4. Các kỹ năng giao tiếp hiệu quả

4.1. Kỹ năng lắng nghe hiệu quả

Kỹ năng lắng nghe giúp bạn có thể nắm bắt vấn đề, thu thập thông tin và nâng cao khả năng tương tác qua lại với đối phương. Đây là kỹ năng phải rèn luyện trong một thời gian dài mới có thể thành thạo.

Lắng nghe không chỉ là nghe nội dung được nói ra mà phải xem chúng được nói ra theo cách nào và cả những thông điệp được gửi gắm. Để xác định rõ những gì người khác nói, hãy tập trung vào lời nói, cử chỉ, nét mặt để bạn có thể hiểu hơn và đồng cảm với những câu chuyện của họ. Kiểu lắng nghe như vậy gọi là lắng nghe thấu cảm.

Kỹ năng giao tiếp là gì? Các hình thức giao tiếp phổ biến
Kỹ năng giao tiếp là gì? Các hình thức giao tiếp phổ biến

4.2. Kỹ năng đặt câu hỏi

Ngày nay, kỹ năng đặt câu hỏi đã trở thành nghệ thuật giao tiếp. Các câu hỏi mà bạn đặt ra sẽ giúp bạn khai thác thông tin mà bạn cần nghe từ đối phương. Bạn nên hạn chế đặt các câu hỏi đóng, kiểu câu hỏi chỉ trả lời là “có” hoặc “không”. Thay vào đó, bạn có thể đặt các câu hỏi gợi mở bắt đầu bằng “Điều gì?”, “Ai?”, “Như thế nào?”, “Khi nào?”, “Ở đâu?” sẽ khiến đối phương xem xét kỹ hơn về câu trả lời của họ và cung cấp cho bạn nhiều thông tin hơn.

Một câu hỏi tốt là câu hỏi sử dụng từ ngữ phù hợp với trình độ, chuyên môn của đối phương. Hay nói đúng hơn, bạn nên xem xét đối tượng và ngữ cảnh để đặt câu hỏi cho phù hợp nhằm đạt hiệu quả giao tiếp.

4.3. Kỹ năng cho và nhận phản hồi

Kỹ năng cho và nhận phản hồi là một phần rất quan trọng trong giao tiếp hàng ngày nói chung và môi trường làm việc nói riêng. Khi một người nhận phản hồi mang tính tích cực, họ sẽ sẵn sang thay đổi và hoàn thiện tối đa hóa khả năng của mình.

Kỹ năng này đòi hỏi sự lắng nghe thấu cảm, đưa ra những ý kiến chân thành cho đối phương. Đặc biệt, bạn cần phải biết khi nào đưa ra lời khen và lời phê bình tích cực để đối phương hoàn thiện bản thân.

5. Nguyên nhân khiến giao tiếp thất bại

Cuộc giao tiếp giữa các bên có hiệu quả hay không phụ thuộc vào hệ thống mã hóa và giải mã. Những khác biệt về ngôn ngữ, quan điểm, định hướng giá trị khiến cho quá trình giao tiếp bị ách tắc, hiểu lầm gây mâu thuẫn giữa các bên.

Nhận thức và trạng thái cảm xúc của các bên cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động giao tiếp. Các bên tham gia sẽ quyết định thông tin được chọn lọc hay bóp méo tùy thuộc vào nhận thức, trạng thái, niềm tin và quan điểm sống của họ.

Ngoài ra, bối cảnh giao tiếp cũng có tác động mạnh mẽ đến cuộc giao tiếp như tiếng ồn, thời tiết, khí hậu,…

6. Cách hoàn thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

6.1. Sử dụng ngôn từ cơ thể

Trong trò chuyện, từ dáng đứng, ngồi, ánh mắt, biểu cảm của bạn đều ảnh hưởng đến người khác. Do đó, bạn cần điều chỉnh ngôn từ cho phù hợp. Ví dụ, đứng thẳng về phía họ, luôn nhìn về phía họ, không dung tay chỉ chỏ khi nói chuyện.

6.2. Chủ động lắng nghe

Biết lắng nghe, quan tâm vấn đề đang bàn bạc sẽ giúp bạn cải thiện các kỹ năng giao tiếp. Để thể hiện sự lắng nghe, bạn nên kết hợp cùng ngôn từ cơ thể như mỉm cười, gật đầu, đưa ra những phản hồi có suy nghĩ.

Kỹ năng giao tiếp là gì? Các hình thức giao tiếp phổ biến
Kỹ năng giao tiếp là gì? Các hình thức giao tiếp phổ biến

6.3. Điều khiển cảm xúc

Đỉnh cao của kỹ năng giao tiếp chính là sự thông cảm, thấu hiểu. Bởi giao tiếp là hoạt động cho nhận giữa 2 hoặc nhiều người. Vì vậy, bạn cần phải thấu hiểu cảm xúc của người khác và điều khiển cảm xúc của mình cho phù hợp. Như thế, bạn sẽ đạt được mục đích giao tiếp.

6.4. Sử dụng ngôn từ

Cách phát âm và chọn lọc từ ngữ cũng là yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp. Nếu bạn rụt rè, thiếu tự tin, nói chuyện quá nhỏ hoặc ngược lại nói quá lớn, nói nhanh sẽ khiến người khác khó nắm bắt thông điệp mà bạn muốn truyền tải. Vì thế, đừng quên rèn luyện cách phát âm và sử dụng ngôn từ.

Trần Thị Thùy, Theo Reviview 365 tổng hợp