Lập kế hoạch là gì? Trau dồi kỹ năng lập kế hoạch cho bản thân để thành công hơn

Trong cuộc sống cũng như công việc, chúng ta có rất nhiều thứ phải làm, việc bạn lập kế hoạch sẽ giúp bạn có lịch trình cụ thể để làm việc hiệu quả hơn. Làm thế nào để sắp xếp công việc của mình một cách hiệu quả? Cùng lập một bản kế hoạch chi tiết với chúng tôi nhé!

I. Lập kế hoạch

1. Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch cá nhân là việc bạn liệt kê ra tất cả công việc cần làm trong một danh sách, sắp xếp chúng theo trình tự thời gian, sự quan trọng, cấp thiết cần làm trước hay sau.

2. Ý nghĩa của việc lập kế hoạch

Lập kế hoạch cá nhân giúp bạn định lượng được những công việc cần làm, không bị bỏ sót, cách lập kế hoạch giúp bạn tư duy hệ thống hơn về công việc bạn cần làm, giúp bạn rút ngắn thời gian làm việc, sắp xếp khoảng trống để nghỉ ngơi, đặc biệt giúp bạn luôn đúng hẹn và có khả năng xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra.

II. Các bước lập kế hoạch

1. Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu trước khi làm việc giúp bạn định hình được trước quá trình làm việc và kết quả đạt được khi hoàn thành nó. Có mục tiêu làm việc sẽ giúp bạn có động lực để làm việc hơn. Việc đặt ra mục tiêu với những câu hỏi lí do bạn làm việc này, vai trò của nó có đáng để dành thời gian ra hay không, nếu bạn không làm công việc đó thì sẽ như thế nào? sẽ giúp bạn đánh giá được công việc mà bạn chuẩn bị làm có cần thiết hay không, có nên làm hay không để không làm mất thời gian của bạn cho những công việc khác.

2. Xác định nội dung của công việc

Công việc này là gì? Công việc này cần chuẩn bị những gì để làm? Làm thế nào để hoàn thành nó? Cần bao nhiêu thời gian cho công việc này? Cần những gì hỗ trợ cho công việc này? Xác định rõ nội dung của công việc trước khi bắt đầu làm là cách thiết lập hệ thống các tiêu chuẩn làm việc, giúp công việc bạn được đi đúng hướng, trơn tru, dễ dàng. Đây là cách lập kế hoạch tốt nhất bạn nên chú trọng.

3. Xác định công việc đó được thực hiện ở đâu, khi nào và ai là người thực hiện

Sau khi xác định nội dung công việc thì bạn cần xác định đối tượng, thời gian, địa điểm bạn sẽ thực hiện công việc này. Đưa ra các tiêu chí rõ ràng, phân công, tổ chức công việc đó sao cho hiệu quả nhất, cái nào nên làm trước, cái nào sẽ làm sau là các bước lập kế hoạch.

4. Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc

Việc sắp xếp các công việc một cách hợp lý theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành,… cũng là một yếu tố quan trọng trong các bước lập kế hoạch. Việc làm này sẽ giúp bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc cũng là kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

5. Tập trung thực hiện kế hoạch

Để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, sự tập trung cũng là rất cần thiết nhằm giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Nói như vậy không có nghĩa là khi làm việc, bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, nếu có thể hãy kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.

6. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và kế hoạch cũng vậy, sẽ luôn có những điểm không trùng với quá trình thực hiện và bạn cũng không thể nào biết trước được những việc phát sinh. Vì vậy, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Khi lên kế hoạch các công việc, hãy cố gắng dự trù và liệt kê 1 số khó khăn và thách thức có thể gặp phải, từ đó đưa ra các phương án dự phòng.

7. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

Để biết bản thân đã làm được đến đâu và liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn không, bạn cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra và chiếu giữa mục tiêu và thành quả đạt được. Một kế hoạch được chuẩn bị kỹ lưỡng, cập nhật và chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn đánh giá chính xác được chất lượng của các công việc theo từng giai đoạn. Vì vậy, rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và giải quyết được công việc một cách hợp lý nhất.

III. Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch

1. Lập kế hoạch là nêu ra các mục tiêu, những phương thức cần đạt được cho mục tiêu đó

Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn biết cách liệt kê ra các việc để làm, tự đặt ra mục tiêu để hoàn thành, có phương hướng để bạn thực hiện kế hoạch đó theo đúng thời gian đã đề ra, và bạn biết bạn phải làm như thế nào để đạt được nó.

2. Lập kế hoạch có thể giúp bạn gắn mục tiêu với thời gian nhất định

Chúng ta lúc nào cũng có rất nhiều việc phải làm, mà một ngày chỉ có 24h, bạn không thể làm việc suốt 24h mà không nghỉ ngơi, dành thời gian cho bản thân được. Chính vì vậy cách lập kế hoạch cá nhân sẽ giúp bạn định ra những công việc phải làm trong những khoảng thời gian nhất định, để bạn có thời gian để nghỉ ngơi, làm những việc khác nhau. Việc bạn lập kế hoạch làm việc cũng sẽ không làm cho công việc của bạn bị chồng chéo, gây cho bạn cảm giác công việc ngập đầu ngập cổ không giải quyết hết và chán nản, đặc biệt là lập kế hoạch kinh doanh.

Duy trì lịch sử dụng việc mỗi ngày có thể giúp cho bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, đủ sức làm được nhiều việc hơn, ít quên công việc hay là bị chểnh mảng. Duy trì hoạt động lên kế hoạch làm việc đủ nội lực sẽ đòi hỏi một chút thời gian để sử dụng quen nhưng bạn sẽ nhận lại được rất nhiều lợi ích từ việc này, đủ sức giảm bớt căng não và làm chủ tốt hơn các hoạt động của công việc và cuộc sống.

Sẵn sàng một cuốn lịch

Chuẩn bị lịch làm việc cho một ngày sẽ tạo điều kiện cho bạn đủ sức tự điều chỉnh cũng như theo dõi thái độ làm việc của bản thân thông qua việc ghi chép những đầu việc đang thực hiện và sẽ thực hiện.

Một cuốn lịch hay một cuốn số ghi chép sẽ là duy nhất, bạn k nên sử dụng nhiều cuốn sổ hay lịch để phân chia riêng cho từng đầu việc, chẳng hạn giống như lịch dành riêng cho công việc, lịch dành riêng cho đi học thêm, lịch cho công việc đã làm hay chưa sử dụng, … Hãy ghi tất cả mọi hoạt động việc làm trong ngày của bạn vào trong cùng một cuốn sổ hay cuốn lịch.

CHỌN NGHĨA VỤ ƯU TIÊN KHI LẬP KẾ HOẠCH CÁ NHÂN

Nhìn vào ví dụ sau đây, bạn sẽ hiểu hơn so với việc chọn sắp đặt công việc. Giả sử bạn vừa mới phải sử dụng một bài lý luận và một bản báo cáo thí nghiệm và phải trình bày cả hai trong cùng một tuần. Vậy thì phải làm sao?

Thứ nhất, tự đặt ra một số câu hỏi để xem nghĩa vụ nào cần thực hiện trước, thời gian hoàn thành trong bao lâu:

• Nghĩa vụ nào tới kỳ hạn trước?
• Nghĩa vụ nào cần nhiều thời gian thực hiện và hoàn thiện?
• Xét về giá trị thì nghĩa vụ nào cần thiết nhất?
• Nghĩa vụ nào khó khăn nhất?

Cần quyết định đâu là sự ưu tiên của bạn, thời gian, hoàn thiện, hạn nộp kết quả cụ thể, giá trị NHIỆM VỤ. Chỉ có bạn mới là người biết rõ về bản thân của mình nhất, do đó hãy lựa chọn theo mức độ ưu tiên để đảm bảo sự thêm vào trong khâu thực hiện và đạt được hiệu quả như ý.

Đánh dấu nhiệm vụ được ưu tiên

Đặt kỳ hạn cho từng Nhiệm vụ

Hãy ghi ra thời gian bạn dự kiến thực hiện hoàn thiện mỗi nghĩa vụ. Mấu chốt nằm ở chỗ bạn cần tính toán cẩn thận, kỹ lưỡng để phân chia thời gian đủ để hoàn thiện mỗi nghĩa vụ.

Nếu đặt lịch trình quá dày thì dễ rơi vào hiện trạng căng thẳng. do đó cân nhắc thật kỹ trong ngày hôm đó bạn có thể đảm nhiệm tới hạn chế nào để đặt ra đầu việc cụ thể vừa sức.

Cùng lúc còn cần phải tính đến cả thời gian cho việc di chuyển, đi lại, các hoạt động phát sinh.

Thêm thời gian nghỉ vào lịch sử dụng việc

Gần như toàn bộ người khác thường tính toán k đủ thời gian để hoàn thiện nghĩa vụ do chưa mang thêm thời gian nghỉ vào trong lịch trình đó.

Vậy nên, cần tính tất cả thời gian được dùng, gồm có cả việc sẵn sàng thực hiện công việc và thu dọn sau khi hoàn thiện. Điều này sẽ tạo điều kiện cho bạn có thể tính toán chính xác hơn về thời gian để sắp xếp lịch sử dụng việc cho phù hợp.

Luôn để ý tính toán thêm vào cả thời gian dư để thực hiện công việc. gợi ý giống như so với một công việc theo dự tính chính xác của bạn sẽ hoàn thành xong trong vòng 15 phút thì hãy tính dư ra trong lịch sử dụng việc là 16 phút. Số phút dư đó sẽ được cộng lại, giúp cho bạn có thời gian đệm thêm hoặc tránh việc chậm trễ.

Tự hỏi chính mình mình xem liệu bạn còn có Nhiệm vụ nhỏ nào cần tiến hành bên cạnh những công việc to hơn hay không. Chẳng hạn giống như bạn có cần phải gửi báo cáo cho sếp sau khi hoàn thành mỗi một công việc hay không?

Bạn cũng nên lập KẾ HOẠCH cho bản thân từng Tuần và từng Tháng để bản thân dễ dàng quản lí THỜI GIAN và có trách nhiệm hơn với mỗi CÔNG VIỆC

3. Việc lập kế hoạch sẽ hình thành những tiêu chuẩn, tạo điều kiện thuận lợi giúp bạn có thể kiểm tra tiến độ và có nhiều động lực để hoàn thành công việc hơn.

Nếu không có kế hoạch gì, bạn sẽ không định được phương hướng cũng như không biết mình cần gì và nên làm gì. Lập kế hoạch giúp bạn kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa và có những giải pháp để điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.

Nếu bạn không biết tự lập kế hoạch cho bản thân thì không thể xác định rõ mục tiêu cần phải đạt tới là những gì? Với năng lực của bản thân thì bạn cần phải làm gì để hoàn thành mục tiêu đó? Không có kế hoạch, bạn sẽ không biết phân chia thời gian một cách hợp lý, mà sẽ để nó trôi qua vô ích và thực hiện thụ động trước những sự thay đổi xung quanh.

IV. Hậu quả nếu không có kỹ năng lập kế hoạch

1. Không phát triển được bản thân theo đúng phương hướng

Việc không có kế hoạch cho bản thân cũng giống như việc bạn đến trường học mà không biết mình học cái đó để làm gì. Việc bạn cần trong tay một chiếc la bàn khi lạc trong rừng bao giờ cũng tốt hơn việc bạn tự mò đường trong rừng và không biết phương hướng, bạn sẽ bắt đầu hoang mang, lạc lõng và hoảng sợ. Chính vì vậy nếu bạn không tự đặt ra mục tiêu, định hướng, lập ra bản kế hoạch cho cuộc đời bạn, công việc của bạn thì bạn sẽ không thể phát triển bản thân đi đúng hướng và có hiệu quả tốt nhất được.

2. Không có động lực để đạt được mục tiêu mong muốn

Trong cuộc sống có rất nhiều cám dỗ, hoặc những thử thách, những tình huống bất ngờ xảy ra mà bạn không kịp ứng phó. Chính vì vậy nó sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến những công việc bạn đang làm, nó có thể kéo bạn đi theo những hướng khác. Việc bạn lập kế hoạch cá nhân giúp bạn có thêm động lực để đạt được mục tiêu mình mong muốn, tránh sa ngã, đi lạc hướng.

Việc lập kế hoạch cá nhân trong năm vô cùng quan trọng. Chúng ta hoàn toàn có thể tự hoạch định cho mình một bản kế hoạch hợp lý và khoa học. Hy vọng với một bảng kế hoạch cá nhân hoàn hảo cùng động lực của chính mình sẽ giúp bạn tạo nên những giá trị tuyệt vời trong cuộc sống.

CHÚC BẠN THÀNH CÔNG