Excel là gì? Cách dùng excel đơn giản nhất dành cho các newbie

Trên thực tế, nhiều người sử dụng Excel lâu ngày vẫn chưa hiểu rõ Excel hay bộ công cụ văn phòng Office là gì?, công dụng của Excel như thế nào. Nếu thực sự giỏi về Excel thì người dùng phải nắm được phần lớn các phím tắt trong Excel để thao tác nhanh. Thường xuyên sử dụng phím tắt trong Excel sẽ tạo cho bạn được thói quen sử dụng, làm việc nhanh. Chắc chắn hiệu suất làm việc của một người sử dụng Excel bằng phím tắt sẽ nhanh hơn người phải dùng chuột để tùy chỉnh trên Excel.

Để hiểu về Excel và biết Excel là gì , trước tiên chúng ta phải đi từ định nghĩa của Excel.

1. Excel là gì?

Trước khi tìm hiểu về cẩm nang hướng dẫn sử dụng Excel thì chúng ta hãy tìm hiểu một chút về ứng dụng cực kỳ hữu ích này nhé!

1.1 Khái niệm

Excel là một ứng dụng dạng bảng tính được tạo ra bởi tập đoàn Microsoft. Nó là một tổ hợp gồm nhiều ô, hàng, cột khác nhau và người dùng sẽ sử dụng chúng để tính toán những dữ liệu họ cần hoặc làm các loại báo cáo.

Dù là ứng dụng bảng tính nhưng Microsoft Excel không hề bị giới hạn xung quanh những con số. Bạn có thể thoải mái thêm các loại ảnh, video và các loại dữ liệu khác nữa để bảng Excel của bạn đẹp mắt, khoa học hơn và dễ sử dụng hơn.

1.2 Công dụng của Excel

Không phải ngẫu nhiên mà Excel lại được người dùng khắp thế giới ưa chuộng và tin dùng đến thế. Lý do cũng bởi nó đem đến nhiều công dụng tuyệt vời. Nó có thể giúp bạn làm được những gì, cùng tìm hiểu nhé!

• Quản lý ngân sách (đối với gia đình và doanh nghiệp)
• Theo dõi các dự án, tình trạng khách hàng…
• Tính toán các khoản vay nợ, thế chấp…
• Quản lý kho
• Giúp người dùng lập các loại kế hoạch, lịch trình…
• Các phiên bản Excel hiện có

Excel hiện tại có 4 phiên bản cho người dùng sử dụng, đó là:

• Microsoft Excel
• Microsoft Excel Online
• Microsoft Excel cho iOS
• Microsoft Excel cho Android

2. Cách dùng excel

Dưới đây là phần hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản cho những người mới bắt đầu sử dụng công cụ này!

2.1 Làm việc với ô, hàng, cột

Các cột, hàng, ô trong Excel luôn có vai trò quan trọng, bạn muốn hiểu rõ về Excel thì phải tìm hiểu cách làm việc chúng trước. Bản hướng dẫn sử dụng Excel nào cũng không thể thiếu phần về các hàng, cột, ô. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một vài thao tác đơn giản như chèn, xóa, di chuyển, điều chỉnh kích thước của chúng.

2.2 Chèn/xóa ô, hàng, cột

Hãy đặt con trỏ chuột vào phần số hoặc chữ cái, tiếp đó nhấp chuột phải. Khi đó, menu sẽ hiện ra và bạn chỉ việc chọn lệnh Insert nếu muốn thêm ô, hàng, cột hoặc chọn Delete nếu muốn xóa chúng.

Cách chèn hoặc xóa ô cũng tương tự như trên. Tuy nhiên, điểm khác biệt là bạn sẽ nhận được thông báo pop-up hỏi cách muốn chuyển ô, hàng hoặc cột. Khi đó, ban chỉ cần chọn theo ý muốn và click OK là được.

Xem thêm: Cách xoá hàng, cột, thêm cột trong Excel cho người mới bắt đầu chi tiết tại đây

2.3 Di chuyển ô, hàng, cột

Bước đầu tiên, hãy chọn ô, hàng, cột muốn di chuyển. Bạn đặt con trỏ chuột lên 1 trong số các cạnh của ô, hàng, cột sao cho mũi tên 4 chiều xuất hiện. Giũ chuột và kéo các ô, hàng, cột bạn muốn đến vị trí mới mà bạn muốn.

2.4 Điều chỉnh kích thước ô, hàng, cột

Việc điều chỉnh chiều cao hoặc chiều rộng hoặc chiều cao của các ô, hàng, cột rất đơn giản . Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Chọn và nhấp chuột phải vào ô/hàng/cột mà bạn muốn điều chỉnh kích thước. Khi menu hiện ra, chọn Column Width (chiều rộng của cột) hoặc Row Height (chiều cao của hàng). Cửa sổ pop-up sẽ hiện ra và cho bạn biết chiều rộng và chiều cao hiện tại, hãy thay số liệu cũ bằng số liệu mới mà bạn muốn rồi click OK là xong.
• Cách 2: Chọn ô, hàng, cột muốn chỉnh kích thước. Di  chuột tới khu vực đường viền cho tới khi thấy mũi tên 2 chiều xuất hiện. Giữ chuột và kéo cho tới khi đạt tới kích thước mong muốn.

2.5 Các hàm cơ bản trong Excel

Các hàm cơ bản trong Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn trong Excel, giúp việc tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính trở nên nhanh gọn hơn:

• Hàm COUNT: Hàm đếm, giúp bạn không cần phải đếm các ô, cột, hàng, dữ liệu… theo cách thủ công.
• Hàm SUM: Hàm tính tổng, giúp bạn tính tổng khi cộng các con số lại với nhau.
• Hàm AVERAGE: Hàm tính giá trị trung bình.
• Hàm COUNTBLANK: Dùng để đếm các ô trống.
• Hàm MIN, MAX: Hàm tính giá trị lớn nhất và giá trị nhỏ nhất
• Hàm IF: Hàm này giúp bạn kiểm tra các điều kiện, nếu đúng nó sẽ trả về giá trị đúng, tương tự nếu sai nó sẽ trả về giá trị sai.

Trên đây là bài viết hướng dẫn sử dụng Excel dành cho các “lính mới”. Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích nên nếu bạn chưa biết cách sử dụng thì hãy học ngay đi nhé!